Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số ngày càng phổ biến. Chữ ký số đã được áp dụng rộng rãi với nhiều cá nhân, tổ chức để thuận tiện hơn trong việc giao dịch qua Internent và quản lý chứng từ. Vậy chữ ký số là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký số như thế nào?
Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Minh Duc Tax tìm hiểu chi tiết hơn nhé!
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
(Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và Dịch vụ chứng thực chữ ký số)
Chữ ký số đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính…
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.
2. Giá trị pháp lý của chữ ký số
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
(Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số )
3. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
(Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số)
4. Đối tượng sử dụng chữ ký số
4.1 Chữ ký số của tổ chức
Chữ ký số của tổ chức là con dấu của tổ chức, được dùng thay thế cho con dấu mộc bình thường. Đồng thời, là chữ ký số của người đại diện trước pháp luật của tổ chức.
- Giá trị pháp lý: Pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì được ký bởi chữ ký số của cơ quan tổ chức.
- Chữ ký số của tổ chức được sử dụng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức.
- Cách sử dụng:
– Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Chương II của Nghị định 130/2018/NĐ-CP về thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số: Hồ sơ/Văn bản nào cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì dùng chữ ký số tổ chức.
– Đối với các tổ chức hành chính sự nghiệp: Quy định tại thông tư 41/2017/TT-BTTTT , Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn:
+ Hồ sơ/Văn bản nào có yêu cầu ký tên và đóng dầu thì dùng 2 chữ ký số: 1 của cá nhân trong tổ chức, 1 của tổ chức
+Hồ sơ/Văn bản nào yêu cầu ký tên thì dùng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức có thẩm quyền
4.2 Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức
Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức có ghi rõ chức danh của cá nhân đó trong tổ chức trên chữ ký số khi ký số.
- Giá trị pháp lý: Pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì ký bằng chữ ký số cá nhân.
- Chữ ký sô của cá nhân trong tổ chức dùng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức.
- Cách sử dụng:
Hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, đối với HCSN thì có quy định tại thông tư 41/2017/TT-BTTTT , Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn thì:
+ Hồ sơ nào có yêu cầu ký tên và đóng dầu thì dùng 2 chữ ký số: 1 của cá nhân trong tổ chức, 1 của tổ chức
+ Hồ sơ nào yêu cầu ký tên thì dùng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức
Theo nghị định 130/2018/NĐ-CP thì quy định: Hồ sơ nào có yêu cầu đóng dấu thì dùng chữ ký số của tổ chức.
Khuyến nghị: Đối với các giao dịch của tổ chức nên sử dụng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức để đảm bảo tính chính xác/trung thực về chức danh của người ký.
4.3 Chữ ký số của cá nhân
Chữ ký số của cá nhân chỉ thể hiện tên của cá nhân trên chữ ký số khi ký số.
- Giá trị pháp lý: Pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì ký bằng chữ ký số của cá nhân.
- Chữ ký số của cá nhân sử dụng trong giao dịch của cá nhân. Hoặc/và dùng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức.
- Cách sử dụng: Các hồ sơ điện tử yêu cầu phải ký số.
Khuyến nghị: Đối với các giao dịch của tổ chức nên sử dụng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức để đảm bảo tính chính xác/trung thực về chức danh của người ký.
